Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Järvsjöby IF, måndagen den 14 april 2008, på Järvsjögården med början kl. 19.00.
Närvarande:
§1. Öppnande
Lars-Gustav hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat.
§2. Justerare
Till att justera dagens protokoll valdes Fredrik Figaro
§3. Dagordning
Förslaget till dagordning godkändes.
§4. Rapporter
a) Ekonomirapport
Tillgångar i kassa, bank och plusgiro är sammantaget 35 891 och innan somnaren förväntas kommunbidraget för skidspåren på 13 000 kr och underhållsbidraget för fotbollsplanen komma in. Det innebär att vi runt halvårsskiftet har en behållning på runt 40 -45 000 kr efter avdrag för inneliggande och inkommande obetalda fakturor.
Styrelsen gick igenom resultaträkningen och Karin fick i uppdrag att göra en del ombokningar. På kontot 3987 ska marknadsföringsstödet från kommunen ombokas till konto 3924 övriga intäkter JärvsjöRennet.
På kontot 5910 Annonsering, ska annonskostnader tillhörande JärvsjöRennet ombokas till 5313 övriga kostnader JärvsjöRennet.
Karin kollar också upp konto 5200 för att se om både kostnader och intäkter gällande de nya kläderna är förda på samma konto. Vi gladdes åt den goda ordning som Karins jobb och det nya bokföringsprogrammet ger.
Beslutades: att godkänna rapporten
b) Ekonomiskt utfall JärvsjöRennet/DM 2008
Karin lämnade en särredovisning över det ekonomiska utfallet för
JärvsjöRennet/DM 2008.
Intäkterna uppgår till totalt 54 235 kr varav 3000 kr bestående av faktura till en av huvudsponsorerna, 600 kr annonsfaktura i tävlingsinbjudan och 1 800 kr i anmälningsavgifter inte är betalda ännu. Karin har skickat ut påminnelse.
Utgifterna är på totalt 48 668,50 kr ,vilket innebär ett överskott på
5 566,50 kr. Till det ska läggas att vi har överblivna småstatyetter för ca
4 000 kr som vi kan använda vid kommande tävlingar. Lars-Gustav rapporterade att han vid överläggning med byaföreningen fått redovisat att byaföreningen har ett överskott på drygt 10 000 kr från uthyrning och matförsäljning.
Styrelsen enades om att begära en överläggning med byaföreningen styrelse för att diskutera igenom kostnads- och inkomstfördelning vid läger och tävlingar.
Beslutades: att i övrigt godkänna rapporten
c) Äger vi en tubkikare ?
Lars-Gustav rapporterade att han vid genomgång av gamla handlingar från 1998 upptäckt att föreningen köpt en tubkikare. Troligen i avsikt att använda den vid skjutbanan.
Fredrik fick i uppdrag att försöka ta reda på var kikaren finns och att vi vid ett senare sammanträde fastställer rutiner för förvaring och nyttjande.
Beslutades: att godkänna rapporten
d) Gruppverksamheten, gruppavgifter för våren.
Lars-Gustav och Fredrik rapporterade kort från Gruppverksamheten.
- Karin fick i uppdrag att snarast skicka ut inbetalningskort på
gruppavgifterna för våren,
- Säsongavslutning blir den 24 april. Först träning som vanligt och sedan
glass, fika och diplomutdelning
- Kicki ansvarar för glass, och fika och Lars-Gustav gör diplomen. .
Beslutades: att i övrigt godkänna rapporten
§5. Inköp av begagnad släpbräda till
pistmaskin
Lars-Gustav har på Sälens Pistmaskinservice hittat en begagnad släpbräda med anordning för att få till spåren bättre om ytan/snön är lite hård. Brädan kostar 2 500 kr inkl. moms, frakt tillkommer. Planen är att under sommaren montera brädan och också komplettera med hydraulisk spårkalle.
Beslutades: att inköpa brädan
§6. Inbjudan till skidkonvent 20-21 september
Förbundet inbjuder ledare, aktiva, föräldrar till skidkonvent i Sundsvall den 20 -21 september.
Ingen utom Lars-Gustav anmälde intresse för att delta. Jarl-Anders ska fundera och återkomma.
Beslutades: att också höra efter på årsmötet på torsdag om fler vill delta.
§7. Inbjudan till längdskidträff i Lycksele
den 18 maj
Västerbottens skidförbunds längdskommitté inbjuder till längdskidträff i Lycksele den 18 maj.
Ingen utom Lars-Gustav anmälde intresse för att delta.
Beslutades: att också höra på årsmötet på torsdag om fler vill delta.
§8. Plantsättning
Lars-Gustav meddelade att han kommit överens med SCA och att vi ska sätta 20 000 plant.
Området är Sven-Erik Mannelqvist skifte på Vantsjöriset. Väg finns ända fram till området.
Förslag på helg, 7-8 juni. Får vi ihop lika mycket folk som vanligt klarar vi detta ganska lätt på en dag.
Beslutades: att ta på oss uppdraget och planera för att sätta den7 juni med den 8 juni som
reservdag för eventuella resterande plantor.
§9. Tävlingsansökan 2009
Lars-Gustav meddelade att han varit i kontakt med byaföreningens styrelse och diskuterat möjligheten att arrangera tvådagarstävling även nästa år. Byaföreningen var positiv och lovade att ställa upp i likhet med detta år. Han har också varit i kontakt med Västerbottens Skidveteraner kring frågan om att samtidigt som JärvsjöRennet 2009 arrangera veteran-DM. Skidveteranerna är positiva till att Järvsjöby IF arrangerar veteran-DM nästa år.
Beslutades: att söka nationell tävling den 24 – 25 januari 2009
att tävlingen genomförs, för ungdomsklasser t o m D/H 21, som jaktstart med
uppehåll med klassiska sträckor på lördagen och fristil på söndagen
att veteran-DM genomförs som traditionell tävling med individuella starter
både på lördag och söndag.
att Lars-Gustav får i uppdrag att skicka in ansökan
§10. Inför årsmötet
Lars-Gustav presenterade upprättad verksamhetsberättelse. Revisorerna har också inkommit med revisionsberättelsen.
Styrelsen gjorde en grundlig genomgång av budgetsförslaget för år 2008.
Beslutades: att godkänna upprättad verksamhetsberättelse
att för årsmötet presentera ett underbalanserat budgetförslag men samtidigt
föreslå att den nya styrelsen får i uppdrag att hitta lösningar för att få
budgeten i balans eller allra helst åstadkomma ett överskott,
att ta upp frågan om nästa års verksamhet till en ”idédiskussion” på årsmötet
och förslå årsmötet att styrelsen, utifrån diskussionerna, får i uppdrag att
fastställa verksamhetsplan inom ramen för budgeten.
att Kicki ansvarar får fikat vid årsmötet
att Karin tar med 10- lotter och att vi försöker få ut dem till försäljning.
De ska ju vara slutsålda innan sista juni.
§11. Nästa sammanträde
Nästa sammanträde beslutades till den 3 juni kl. 19. 00 på Järvsjögården och då främst inrikta diskussionerna på verksamhetsplaneringen och förberedelserna inför plantsättningen.
§12. Avslutning
Lars-Gustav tackade alla för ett framåtsyftande och bra sammanträde och förklarade det avslutat.
ordförande vid pennan
Fredrik Figaro
justerare